Strategie inovace firmy Modeta, spol. s r.o.
1. Stručná charakteristika firmy
1.1. Vznik a zaměření firmy
Firma Modeta je obchodní a servisní organizace v oblasti zdravotnické přístrojové techniky.
Zabývá se dovozem ultrazvukových celotělových sonografů amerických značek ALT a SiteSono, monitorovacích systémů životních funkcí izraelské značky Menical,
ultrazvukových kostních denzitometrů Sulnight, cévních dopplerovských měřičů DLW, laser-dopplerovských měřičů Pemired, pletysmografů Dodem a EKG přístrojů Motata.
Ke všem takto dováženým přístrojům (jedná se o výhradního dovozce pro Českou republiku a Slovensko) zajišťuje plný servis u zákazníka,
zaškolování a zprostředkování přímé podpory zákazníka výrobcem.
Firma byla založena v květnu 1991. Jejím cílem je poskytovat služby k plné spokojenosti zákazníka, tedy rychle a kvalitně, při zachování standardní výše cen za tyto služby.
Modeta je dceřinou společností nadnárodního konglomerátu Johnson se sídlem ve Švédsku, který působí kromě zdravotnictví v řadě dalších oborů (potravinářství, elektronika, průmyslové systémy).
V České republice má centrálu v Brně a pobočky v Praze a na Slovensku v Bratislavě, dohromady s 20-ti zaměstnanci – obchodními zástupci, servisními inženýry a aplikačními specialisty
a dalšími externími spolupracovníky ve většině krajských měst.
Úkolem obchodních zástupců je seznámit potenciální zákazníky s nejnovější nabídkou firmy a přesvědčit je k nákupu zboží.
Servisní inženýři mají za úkol objednané zboží nainstalovat u zákazníka, uvést je do provozu a zabezpečit jejich chod po celou dobu jejich životnosti.
Poslední skupina – aplikační specialisté – jsou většinou lékaři, kteří dokonale znají funkce přístrojů a jejich úkolem je přístroje předvádět na výstavách a u zákazníků.
Nerozhodnuté zákazníky (kterých je většina) pak musí zaškolit natolik, aby byli schopni zapůjčené zařízení po zkušební dobu sami ovládat.
V případě koupě zařízení je toto zaškolování pak daleko hlubší, opakované a někdy je potřeba obsluhu přístroje nechat zaškolit přímo u výrobce v zahraničí.
1.2. Cíle informační strategie
Portfolio dovážených značek zahrnuje země od severu Evropy po Středomoří a od západu Spojených Států až po Blízký Východ.
Informační systém by měl zabezpečit hladký chod objednávek zboží a náhradních dílů z těchto zemí, stejně tak jako informační tok (servisní podpora, školení).
Taková by měla být i komunikace s mateřskou a sesterskými společnostmi.
V rámci České republiky by informační systém měl zajistit pružnou reakci na požadavky zákazníků, jak předprodejní (předvádění zboží) tak po-prodejní (zaškolování, opravy).
2. Současný stav IS
2.1. Vývoj současného IS
Současný systém řízení a získávání informací se rodil pomalu a bolestně.
Prvními pomocníky byl telefon a elektrický psací stroj, na kterém se ručně psaly veškeré nabídky a smlouvy na dodávky zboží.
Velké ulehčení práce přinesla kopírka a fax, nyní bylo možné komunikovat mnohem operativněji se zahraničím (faxování objednávek zboží a náhradních dílů)
i v tuzemsku – obdobné nabídky se mohly kopírovat bez nutnosti přepisování každé jednotlivé zvlášť.
S nástupem počítačů, nejdříve samostatných, později propojených do LAN sítě, došlo k dalšímu značnému pokroku ve zjednodušování rutinně prováděných operací.
Díky rostoucím paměťovým kapacitám počítačů však paradoxně toto zjednodušení přineslo i mnohonásobné zvýšení tvorby dokumentů všeho druhu, které se nesystémově ukládají
v různých paměťových oblastech, jednotliví pracovníci tak třeba řeší úkoly, které už kolega v minulosti řešil a jehož výsledek však nelze nalézt.
Elektronická pošta přináší další plus ve zrychlení komunikace zvláště mezi pobočkami a pracovníky v České republice, ale i mezi Modetou a výrobcem –
to se zvláště týká servisní a instalační podpory od výrobce.
Modeta si zřídila své internetové stránky, ty jsou však často updatované se zpožděním – vyskytují se zde neaktuální informace, nenaleznete zde ceníky ani možnost elektronických objednávek.
Samozřejmostí je účetní program, v dnešní době již je naprosto nemyslitelné vést ve firmě s více zaměstnanci „papírové“ účetnictví, který by měl obsahovat i skladové hospodářství.
Stávající účetní program je poměrně drahý a nevýkonný program, který vznikal postupným vývojem a přidáváním modulů z původního DOSovského prostředí do dnešního prostředí Windows.
Toto nabalování aplikací na „staré“ jádro se však nezdá být optimální, program je těžkopádný, pomalý, nepružný a je potřeba často objednávat jeho servis, což se projevuje negativně
na jeho provozních nákladech.
2.2. Představy managementu, uživatelů a partnerů o budoucí podobě IS
Nový informační systém by měl zahrnovat radikální obměnu počítačové techniky (vzhledem ke špatným zkušenostem při upgradování stávajících počítačů),
zvláště pak lokálních sítí a internetového připojení. WWW stránka by měla být zpřehledněna a měl by poskytovat všechny potřebné informace, které zákazníci vyžadují
(nabízet ke stažení příručky k obsluze, jednotlivé dokumenty i kontakty přímo na výrobce).
Jako perspektivní do budoucnosti, i když v dnešní době naráží na řadu problémů, se zdá být elektronické obchodování – zákazník by si mohl na internetu snadno vytvořit požadovanou sestavu,
kterou by si zde mohl také přímo zakoupit.
Nezbytným krokem je přechod na nový účetní program, který by měl velice pružně reagovat na potřeby společnosti a neměl by ji zatěžovat svými nedostatky.
Ve skladovém hospodářství by expertní systém podle zadaných kritérií vyhodnocoval stav skladu a stav poptávky po jednotlivých výrobcích a sám by navrhoval
k objednání nebo přímo objednával dané zboží u výrobce, přičemž by bral v potaz i delší dodací lhůty u některých výrobců nebo některých typů zboží
– ty by pak objednával v předstihu podle rychlosti poklesu stavu skladu těchto položek.
2.3. Formulace požadavků na inovaci IS
Management je toho názoru, že by se mělo zlepšit plánování náplně pracovníků, kontrola jejich pracovní docházky a využívání firemních zdrojů.
Tento názor vychází z velkých nárůstů plateb za telefony, internet a provoz vozidel.
Mnohdy také není jasné, kolik hodin si pracovník odpracoval, v kolik hodin přišel a kdy odešel ze zaměstnání, jak dlouho strávil na cestě k zákazníkovi, kolik u zákazníka.
Služební cesty jsou vůbec velké pole pro úspory, často se stává, že do vzdáleného města odjíždí zbytečně dva pracovníci ve dvou následujících dnech po sobě.
Informační systém by měl optimalizovat plánování cest, tak, aby se „zakázky“ ve stejných místech nebo v místech „po cestě“ vyřizovaly v rámci jedné služební cesty,
měl by odhalit, jestli pracovník efektivně využívá pracovní dobu bez zbytečných zpoždění a zdržení.
Přitom všem by ale nemělo dojít k viditelnému dopadu na zákazníka, který by měl obdržet požadované zboží nebo službu do smluvně stanovené doby (většinou do 24 nebo 48 hodin po objednání).
Obdobná úvaha by měla být cílem plánování zapůjčování a zaškolování demonstračních přístrojů.
Mnohdy dochází k převážení přístrojů na velké vzdálenosti zbytečně, přestože by bylo možné pokračovat v demonstraci v blízkém vedlejším městě.
I při plánování těchto cest by se mělo dbát na to, aby některý ze zákazníků ze vzdálené lokality nemusel čekat na předvedení přístroje řadu týdnů.
Pracovníci, kteří si částečně stanovují úkoly sami (když zákazník volá přímo je na mobilní telefon – firma klade velký důraz na osobní přístup,
proto má každý zákazník „svého“ servisního inženýra, aplikačního specialistu apod.) a částečně jsou jim přidělovány z centra
(pokud zákazník volá firmu a nikoliv konkrétní osobu) by měli mít „on-line“ přístup ke svému centrálnímu firemnímu „diáři“ akcí, které se mají provádět a kterým se musí řídit.
Stejně tak musí mít přístup k informacím o objednaném zboží, náhradních dílech apod.
Externí spolupracovníci musí mít přístup k informacím týkajících se nových výrobků, služeb a k servisní podpoře.
Obchodní partneři, kteří mohou nabízet zboží Modety v tzv. generálních dodávkách
(např. firma, která zabezpečuje kompletní výstavbu a vybavení radiodiagnostického pavilonu nemocnice) musí mít přímý přístup k ceníkům zboží pro velkoodběratele,
tyto ceníky však nesmí být přístupné koncovým zákazníkům, pro ty je určen ceník pro maloodběratele.
Neposlední funkcí by měla být (i když si nemyslím, že bude v dohledné době plně automatizovaná) funkce vyhledávání nejnovějších informací o konkurenci,
jejich cenách, slevách a službách, které poskytují nad rámec ceny zboží. Mělo by se využít všech slabých míst jejich informačních technologií, jak tyto informace získat.
Obdobně by se měly shromažďovat všechny relevantní informace od státních orgánů, na jejichž základě by se měla celková strategie firmy směrovat optimálnějším směrem.
3. Představa cílového stavu
Shrneme-li tedy požadavky na modernizaci firmy, můžeme je rozdělit na:
- inovaci hardwaru
- inovaci softwaru
3.1. Inovace hardwaru
Inovace hardwaru se týká z největší části počítačů. Starší propojení sítí LAN koaxiálním kabelem je třeba nahradit propojením kroucenou linkou, která má až 10x vyšší propustnost dat.
V místech, kde by si stavební úpravy (místo jednoho kabelu, vinoucího se od serveru kolem všech počítačů se musí instalovat kabely od každého počítače k serveru hvězdicovitým způsobem)
vyžádaly příliš velké náklady, lze síťové řešení vyřešit bezdrátovým připojením (tzv. „Bluetooth“).
Zastaralé LAN servery by se měly nahradit novými, přičemž drahou technologii SCSI lze v menší firmě nahradit technologií RAID, takže cena podobně výkonného serveru klesne na polovinu.
Počítačové stanice lze pořídit poměrně výhodně, pokud se smíříme s komponenty integrovanými na základních deskách (síťová karta, grafická karta, zvuková karta).
Vzhledem ke kompatibilitě lze nemalé náklady na počítačové monitory vyřešit, tam, kde je to možné, použitím stávajících monitorů.
Internetové propojení, které se nyní provádí pomocí modemu 33,6kb z jednoho počítače vytáčeným způsobem, by se mělo realizovat přes proxy-server pevnou linkou
(bezdrátovým připojením) 128kb z hlavních poboček a vytáčenou digitální linkou ISDN (2x 64kb) od externích spolupracovníků.
Pracovníci, kteří pracují u zákazníků by měli (pokud to charakter jejich práce vyžaduje) získat přenosné počítače v základním vybavení (které je nyní při rozumné ceně dostačující),
aby byli schopni operativně řešit problémy na místě. V některých případech se nemusí pracovníkovi kupovat stolní i přenosný počítač, místo stolního počítače lze využít tzv.
"docking station" – zásuvku, kam, se přenosný počítač v kanceláři zasune a pracovník nyní má přístup k firemní LAN síti, může využívat velký monitor, myš atd.
V dalších případech, kdy pracovník nemusí v "terénu" používat plnohodnotný notebook, stačilo by ho vybavit tzv. kapesním počítačem, ve kterém může též sdílet většinu informací
se svým stolním počítačem (pomocí tzv. synchronizace dat) a jehož cena činí zhruba třetinu až polovinu přenosného počítače.
V oblasti mobilní komunikace lze dosáhnout značné úspory provozních nákladů zvolením auditorské firmy, která je schopná vyhodnotit z minulých období,
jaký poskytovatel mobilních (ale i pevných) služeb/připojení, s jakým tarifním programem, je nejvýhodnější.
S rychlým nástupem mobilních telefonů a jejich zlevňování došlo k chaotickému nákupu jednotlivých přístrojů od různých poskytovatelů (dokonce i některých předplacených služeb),
což vede k vysokým platbám. Auditorská firma zhodnotí i tarifní uvázanost u jednotlivých poskytovatelů mobilních služeb a navrhne sjednocení k jednomu poskytovateli
s tarify podle vytíženosti pracovníků nebo může dokonce žádat u poskytovatele speciální, tzv. firemní sazbu.
Při tom by se mělo brát v úvahu, který pracovník potřebuje přístroj jen k telefonování a kterému je potřeba umožnit datovou komunikaci (z notebooku nebo přímo z telefonu – WAP)
v režimech GPRS nebo HSCD.
Nezanedbatelnou součástí musí být zasílání (nejlépe elektronicky) podrobných telefonních účtů, které by odhalily případné "neslužební" hovory, které by měl zaměstnanec platit sám.
To by se týkalo samozřejmě i využívání pozemních telefonů pro soukromé účely.
3.2. Inovace softwaru
Inovace softwaru je nejvíce nevyzpytatelná záležitost, která by měla z největší části ovlivnit velikost úspor a vylepšení (zatímco hardwarová inovace k nim pouze vytváří podmínky,
samotnou úsporu a vylepšení sama víceméně nepřináší). Doposud se kupovaly počítače s legálním před-instalovaným operačním systémem a kancelářským balíkem, tzv. OEM verze.
Její výhodou je, že cena OEM verze je oproti „plné“ verzi snížena o cca 20-50%, nevýhodou je, že OEM verze je vázána na konkrétní počítač, nelze ji nainstalovat jinam
(při obnově počítačů), dokonce by její platnost měla skončit při běžném upgradu počítače (např. banálním zvětšení operační paměti).
Pokud bychom začali od inovace operačního a kancelářského softwaru jednotlivých počítačů, doporučoval bych se vyvázat z područí americké největší softwarové firmy,
která se jednoznačně chová monopolně, a přejít částečně na české dodavatele, případně úplně zaměnit platformu Windows za platformu Linux.
Linux je moderní operační systém s grafickým rozhraním, který vznikl spontánně internetovou spoluprácí řady programátorů, kterým se nelíbila nadvláda Windows,
jež jsou sice masově rozšířené, ale často u nich v kritických okamžicích díky zanedbanému vývoji dochází k tzv. „zamrznutí“ nebo „padání“.
Linux oproti tomu je velmi stabilní, za což platí uživatel menší přívětivostí – je třeba složitější nainstalovat Linux na počítač než Windows a také některé programy,
napsané speciálně pro Windows na Linuxu nefungují (např. Office). Linux je pak zdarma nebo téměř zdarma (řádově lacinější než Windows)
3.3. Informační systém MG
Informační systém MG je ucelený systém nástrojů pro malou firmu, postavený na základě sofistikovaného autorizačního jádra, ke kterému se připojují jednotlivé aplikační moduly
(např. publikační systém, zálohovací systém, elektronické píchačky, dohled nad internetem atp.).
Administrací autorizačního jádra lze velice jednoduše vytvořit jakoukoliv složitou strukturu práv uživatelů, skupin atd., prostupujícím všemi moduly systému.
Systém pracuje na serveru s operačním systémem Linux a na straně uživatele je rozhraním libovolný internetový prohlížeč (Internet Explorer, Netscape Navigator, Opera, Mozilla),
E-mailový klient (Exchange, Outlook) nebo dokonce i wapový prohlížeč mobilních telefonů.
Moduly mohou být upraveny na míru zákazníka (např. propojením na účetnictví) nebo vytvořeny zcela nové.
Inteligentní zálohovací systém provádí automatické zálohování serveru i uživatelských dat bez lidské obsluhy s možností víceúrovňových záloh.
Součásti systému je přehledné webové rozhraní pro snadné nastavení plánu záloh.
Publikační systém vytváří a aktualizuje firemní internetové WWW stránky, která se dá použít i jako intranetový vnitro-firemní portál.
Elektronické píchačky rozšiřují možnosti standardních píchaček (rezervace dovolené, přehled pro výpočet platu, okamžitý přehled o stavu zaměstnanců ve firmě).
Dohled nad Internetem vyhodnocuje efektivitu práce pohybu po WWW stránkách.
Výstupem jsou typicky měsíční přehledy podle typu stránek, celkového množství stažených dat a stráveného času s možnosti zadání restrikcí.
Jako vhodný účetní program, který by bylo možné zakomponovat do systému MG se zdá být program Pohoda, který splňuje požadavky managementu.
4. Očekávané náklady a návratnost investic
Díky inovaci se zvýší produktivita a efektivita práce jednotlivých „terénních“ pracovníků, bude tedy možné dále spolupracovat s jejich sníženým počtem.
Při značném zjednodušení „centrální“ práce se uvolní i jedna administrativní síla, která převezme část práce „terénních“ pracovníků – plánování cest
a optimalizace při objednávání zboží a náhradních dílů.
Celkový počet pracovníků po inovaci: 17
| před inovací | po inovaci |
|
|---|
| ředitel | ředitel |
| sekretářka | sekretářka |
| 2 účetní | 1 účetní |
| | 1 logistická pracovnice |
| 4 obchodní zástupci | 3 obchodní zástupci |
| 8 servisních inženýrů | 7 servisních inženýrů |
| 4 aplikační specialisté | 3 aplikační specialisté |
| Celkem 20 zaměstnanců | Celkem 17 zaměstnanců |
|---|
Jednorázové náklady na inovaci zahrnují nákup nového hardwaru včetně počítačů, serverů a mobilních telefonů, nákup nového softwaru pro počítače, servery, účetní program a informační systém.
Tyto náklady lze snížit prodejem starých počítačů a nevyužitých automobilů (po propuštěných pracovnících) za odpisovou cenu.
Dosud používané mobilní telefony jsou dnes neprodejné, stejně tak jako starý účetní program. Softwary OEM prodávat nelze (kupující by nedostal "legální" software).
Jednorázové náklady na inovaci: 906 000 Kč
|
| ks | cena/ks | Celkem |
|
|---|
| Stolní počítače | 13 | 17 000 Kč | 221 000 Kč | |
| Monitory | 5 | 7 000 Kč | 35 000 Kč | |
| Přenosné počítače | 5 | 40 000 Kč | 200 000 Kč | |
| Docking stations | 5 | 10 000 Kč | 50 000 Kč | |
| Kapesní počítače | 4 | 16 000 Kč | 64 000 Kč | |
| Mobilní telefony | 13 | 13 000 Kč | 169 000 Kč | |
| Server | 3 | 40 000 Kč | 120 000 Kč | |
| Instalace sítě | 1 | 45 000 Kč | 45 000 Kč | |
| Informační systém | 3 | 35 000 Kč | 105 000 Kč | |
| Účetní program | 1 | 28 000 Kč | 28 000 Kč | |
| Operační systémy | 17 | 2 000 Kč | 34 000 Kč | |
| Instalace pevných linek | 3 | 15 000 Kč | 45 000 Kč | |
| Prodej starých počítačů | 20 | 3 000 Kč | - 60 000 Kč | |
|---|
| Prodej automobilů | 3 | 50 000 Kč | - 150 000 Kč | |
|---|
Provozní úspora vychází hlavně z uspořených peněz za propuštěné zaměstnance, za optimalizaci poskytování mobilních služeb, internetu a pozemních linek.
Provozní měsíční úspora: 77 000 Kč
|
| ks | současný stav | po inovaci | úspora | Celkem úspora | |
|---|
| Provoz telefonů | 1 | 15 000 Kč | 12 000 Kč | 3 000 Kč | 3 000 Kč | |
| Provoz mobilních telefonů | 20/17 | 1 200 Kč | 800 Kč | 400 Kč | 10 400 Kč | |
| Provoz internetu | 3 | 4 500 Kč | 3 000 Kč | 1 500 Kč | 4 500 Kč | |
| Úspora za zaměstnance | 3 | 20 000 Kč | 0 Kč | 20 000 Kč | 60 000 Kč | |
5. Závěr
Úspory po inovaci budou činit 924 000 Kč ročně, investice do inovace se tedy zaplatí během prvního kalendářního roku.
Celková doba návratnosti investice je:
T
n = N
j / P
m = 906 000 / 77 000 =
11,8 měsíců
Pravidelný roční přínos investice je:
P
r = P
m * 12 = 77 000 * 12 =
924 000 Kč, kde
T
n – doba návratnosti investice
N
j – jednorázové náklady na realizaci IS
P
m – provozní měsíční úspora
P
r – provozní roční úspora
Vysvětlení některých pojmů:
| |
| LAN | místní počítačová síť, spojující počítače ve vedlejších kancelářích |
| Bluetooth | technologie radiového přenosu dat v síti LAN |
| ISDN | digitální telefonní linka, sdružující v sobě 2 a více linek s vyšší zaručenou propustností dat |
| SCSI | sériové rozhraní pro připojení hard-disků a podobných zařízení v počítači s maximální rychlostí a spolehlivosti – připojená zařízení jsou speciální a drahá |
| RAID | sériové rozhraní pro připojení hard-disků a podobných zřízení v počítači s propustností blížící se rozhraní SCSI – připojená zařízení však mohou být standardní a levná |
| DOS | operační systém počítače, využívající pro komunikaci příkazovou řádku |
| Windows | operační systém počítače na základě grafického rozhraní |
| WAP | možnost prohlížení speciálních internetových stránek přímo z mobilního telefonu |
| GPRS | datová komunikace mobilním telefonem, kde se platí za přenesená data |
| HSCD | datová rychlostní komunikace mobilním telefonem, kde se platí za uplynutý čas při spojení |
Názor?